В условиях современного рынка государственных закупок одной из ключевых задач для контрактных управляющих и специалистов по госзакупкам является корректное и своевременное закрытие контрактов. На это влияет множество факторов, включая юридические требования и системы документооборота, такие как Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС). С 2025 года процесс закрытия контракта по 44-ФЗ стал еще более упрощённым благодаря внедрению новых функций и возможностей в системе. В данной статье мы представим пошаговый алгоритм, как закрыть контракт в ЕИС по 44-ФЗ в 2025 году.
Шаг 1: Подготовка к закрытию контракта
Перед тем как инициировать процесс закрытия контракта в ЕИС 2025, необходимо убедиться в том, что все обязательства сторон по контракту выполнены. Проверьте документы, связанные с выполнением контракта, такие как акты выполненных работ, счета-фактуры и другие подтверждающие материалы. Также важно обеспечить наличие подписей обеих сторон на этих документах, что станет основой для грамотного закрытия контракта.
Шаг 2: Вход в систему ЕИС
Следующий шаг — это вход в Единую информационную систему. Для этого вам потребуется авторизация с использованием учетной записи, соответствующей вашей роли в процессе закупок. Убедитесь, что у вас есть действующий доступ к системе, и ваше полномочие позволяет осуществлять действия по закрытию контрактов.
Шаг 3: Поиск контракта
В ЕИС найдите раздел, связанный с состоянием контрактов. Используйте фильтры поиска по номеру контракта или наименованию. После нахождения нужного контракта, проверьте все внесённые данные на предмет актуальности и соответствия фактическому состоянию дел.
Шаг 4: Подготовка закрывающих документов
На этом этапе вам необходимо подготовить закрывающие документы. К ним относятся:
- Акты выполненных работ
- Счета-фактуры
- Протоколы разногласий (если таковые имеются)
Эти документы должны быть собраны и подготовлены для загрузки в систему. Убедитесь, что все документы подписаны уполномоченными лицами.
Шаг 5: Загрузка документов в ЕИС
Теперь наступает время загрузки подготовленных документов в систему. Найдите соответствующий раздел в ЕИС для закрытия контракта и прикрепите все необходимые файлы. Убедитесь, что все документы корректно загружены и доступны для проверки.
Шаг 6: Формирование закрывающего отчета
После загрузки документов необходимо сформировать закрывающий отчет. В этом отчете следует отразить все основные моменты выполнения контракта, включая объем работ, стоимость и соблюдение сроков. Закрывающий отчет будет важной частью документации, подтверждающей выполнение всех обязательств.
Шаг 7: Проверка и подтверждение
После того как вы загрузили все документы и сформировали отчет, рекомендуется внимательнейшим образом проверить все данные на предмет ошибок или упущений. Обратите внимание на соответствие между отчетом и загруженными документами. Любая ошибка на этом этапе может привести к задержке в закрытии контракта.
Шаг 8: Уведомление о закрытии
После проверки данных и подготовки всех необходимых документов в ЕИС следует уведомить все заинтересованные стороны о завершении выполнения контракта. Это может быть сделано через внутренние электронные системы в вашей организации или через почту.
Шаг 9: Хранение документации
После успешного закрытия контракта очень важно обеспечить надлежащее хранение всей документации, связанной с выполнением контракта и его закрытием. Следует придерживаться внутренней политики вашей организации и законодательных требований к хранению документов, связанных с государственными закупками. Это будет важным в случае возможных проверок или запросов со стороны контролирующих органов.
Заключение
Алгоритм, как закрыть контракт в ЕИС 2025 стал более структурированным и понятным процессом, благодаря внедрению новых функций. Следуя данному пошаговому руководству, вы сможете успешно закрыть контракт, минимизируя риски и гарантируя соответствие законодательству. Помните, что тщательная подготовка и внимательность на каждом этапе играют ключевую роль в успешном завершении процесса закрытия контракта.