Как утилизировать архив и документы на бумажных носителях?

В процессе работы любой компании регулярно возникает необходимость утилизировать бумаги. В этой статье мы расскажем о том, как сделать это грамотно, выгодно и безопасно.

Утилизация документов из архива

Первый шаг, с которого должна начинаться любая утилизация архива, — это оценка того, от всех ли документов можно просто избавиться. В абсолютном большинстве случае ряд бумаг требуется либо продолжать хранить, либо передать на хранение в государственные архивные фонды.

Именно поэтому подготовка документов к утилизации должна начинаться с подробного, полистного просмотра дел и оценки важности каждой бумаги.

После того, как вы провели анализ и выявили дела с истекшим сроком годности и другие бумаги, подлежащие уничтожению, вам нужно подготовить соответствующие акты. Это обязательная процедура, избежать ее невозможно.

И, наконец, финальный этап — непосредственное уничтожение. Вы можете поступить одним из следующих методов:

• заказать профессиональное конфиденциальное уничтожение документов — во время этой процедуры бумаги заберут у вас из офиса, тщательно измельчат за закрытыми дверьми без присутствия посторонних лиц, а затем отправят на переработку на целлюлозно-бумажный комбинат;
• шредировать листы бытовым или промышленным шредером до мелкой фракции, чтобы невозможно было восстановить данные, а затем сдать их в переработку в макулатуру.

По своей сути методы эти похожи. Разница заключается лишь в том, кто проводит процедуру. Если делать это самостоятельно и обходиться только бытовым шредером, то процесс может занять очень много времени.

Важно отметить, что просто сдать листы с персональными и прочими данными или вынести их на помойку недопустимо.

Утилизация черновиков

К черновикам мы в данном случае относим не только их, но и любые бумаги, не содержащие важные сведения — по ошибке распечатанные письма, записки, стикеры и прочее.

Вы можете распоряжаться ими так, как пожелаете. Закон не обязывает компании поступать с подобными бумагами определенным образом. Но важно помнить, что есть более и менее экологичные методы.

Оптимальный вариант — сдать бумаги в макулатуру. Туда же может отправиться бумажная упаковка и любое другое подходящее для этого вторсырье. Сдавать можно по-разному, следующие методы подходят в том случае, если в вашей компании есть активный сотрудник, готовый взять на себя эту задачу как физическое лицо:

• регулярно относить небольшие порции в специализированные контейнеры;
• раз в полгода-год вызывать сборщиков вторсырья и сдавать бумагу за деньги;
• сдавать вторсырье по различным акциями (например, за него можно получать саженцы деревьев, скидки в магазинах и т.д.).

Если вы хотите действовать, как компания, то можно просто вызвать машину и заплатить за вывоз макулатуры.